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Como automatizar a emissão das Notas Fiscais de Cursos Online

Um dos grandes desafios enfrentados por quem trabalha com cursos online é encontrar a melhor maneira de gerir o tempo, para que possa se dedicar à manutenção do que já está no ar e ao desenvolvimento de novos conteúdos. Essas atribuições ficam prejudicadas quando o infoprodutor também precisa se debruçar sobre questões administrativas do seu […]

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Um dos grandes desafios enfrentados por quem trabalha com cursos online é encontrar a melhor maneira de gerir o tempo, para que possa se dedicar à manutenção do que já está no ar e ao desenvolvimento de novos conteúdos.

Essas atribuições ficam prejudicadas quando o infoprodutor também precisa se debruçar sobre questões administrativas do seu negócio digital. 

Por essa razão, encontrar maneiras de “desburocratizar” os dias é essencial para que o empreendimento possa decolar e escalar em termos de resultados.

Uma das tarefas que consomem preciosas horas do relógio é a emissão das Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFS-e) que são enviadas aos clientes.

No entanto, ao contratar um serviço de automatização, a emissão dos documentos fiscais torna-se algo simples e rápido de ser feito, o que eleva a produtividade da empresa.

Você sabe se já está na hora de automatizar a emissão das NFs-e do seu negócio digital? Então, acompanhe este conteúdo para entender melhor como a tecnologia joga (mais uma vez) a seu favor!

O que significa automatizar a emissão das Notas Fiscais?

Automatizar a emissão de NFS-e não se limita a gerar digitalmente esse tipo de documento.

Também é mais do que lançar mão de uma solução tecnológica que libera o infoprodutor da obrigação de digitar manualmente em cada uma das Notas os dados dos clientes e dos valores recebidos, num processo longo, repetitivo e cansativo.

Para o infoprodutor, recorrer à tecnologia para emitir os documentos fiscais representa integrar o sistema de emissão de NFS-e com as instituições que administram os meios de pagamento que a empresa utiliza, sem prejudicar o controle financeiro.

Dessa forma, assim que a venda de um curso online é concluída, a Nota Fiscal é gerada automaticamente com os dados que o novo aluno forneceu e enviada  ao mesmo tempo para o seu e-mail de cadastro.

Em que momento o infoprodutor deve automatizar a emissão de NFS-e?

É claro que a automatização de emissão de Notas Fiscais não deve ser uma prioridade do infoprodutor no início de suas atividades, pois essa tarefa ainda é realizada facilmente.

A ferramenta passa a ser útil e necessária a partir do momento em que a administração das rotinas burocráticas do negócio digital se avoluma, principalmente depois que a estruturação do processo de vendas permitiu que a comercialização dos cursos online alcançasse um patamar mais elevado.

Confira alguns sinais que apontam para a necessidade de contratar o serviço de automatização:

  1. O empreendimento já emite pelo menos 5 NFS-e todos os dias, fazendo com que, em média, seja feita a emissão de mais de 100 notas mensais.
  2. Houve a necessidade de deslocar um funcionário exclusivamente para a tarefa de emitir Notas Fiscais.
  3. Há a emissão de NFS-e recorrentes para os mesmos alunos, que pagam uma mensalidade para ter acesso aos diferentes conteúdos.
  4. O negócio digital enfrenta o problema de pagar impostos em duplicidade, pois as NFS-e de coprodutores e afiliados dos cursos online estão sendo, por exemplo, emitidas erroneamente sobre os mesmos valores de venda.

O que levar em conta ao contratar o serviço de automatização de Notas Fiscais?

A contratação do serviço que automatiza a emissão de Notas Fiscais de cursos online demanda uma série de cuidados por parte do infoprodutor, para assegurar que os benefícios esperados sejam efetivamente entregues pelo fornecedor da solução.

Assim, é preciso estar atento aos seguintes aspectos:

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  1. Envio automático da NFS-e para o cliente

Os dois principais objetivos da ferramenta são, exatamente, a automatização da emissão das Notas Fiscais e o seu envio automático para o e-mail do cliente que adquiriu o curso online, assim que a compra foi efetuada e confirmada no sistema do meio de pagamento.

  1. Integração com a plataforma que controla os meios de pagamento

A solução de automatização da emissão das Notas Fiscais deve funcionar de maneira totalmente integrada com as plataformas de hospedagem de produtos digitais, que cuidam dos meios de pagamento.

Isso é fundamental para que todas as informações cadastrais fornecidas pelos alunos no ambiente de venda sejam imediatamente transferidas para a emissão da NFS-e no exato momento em que acontece a compra do curso.

  1. Software “generalista”

A localização do seu negócio não deve ser um problema para o provedor da solução.

A ferramenta que ele oferece deve se comunicar sem problemas com os sistemas das diversas prefeituras e da Secretaria da Fazenda dos diferentes estados, que não são padronizados entre si.

  1. Cancelamento automático de NFS-e

Caso ocorra o cancelamento de uma venda e haja o estorno do valor por parte do meio de pagamento ao cliente, é necessário que a ferramenta também possua a funcionalidade de cancelar Notas Fiscais que tenham sido emitidas.

  1. Notas Fiscais para coprodutores e afiliados

É comum que haja bitributação de valores na hora de emitir Notas Fiscais para coprodutores e afiliados.

A ferramenta de automatização de emissão de NFS-e deve permitir que os percentuais relativos a cada um seja programado no sistema, evitando o risco de pagar impostos a mais de maneira indevida.

  1. Suporte especializado

A empresa que fornece a solução de automatização deve contar com uma equipe de suporte especializada na ferramenta, mas que não se limite aos aspectos técnicos.

Como as prefeituras brasileiras funcionam com regras próprias para a emissão das NFS-e, os atendentes devem estar habilitados a sanar as dúvidas dos clientes dos diferentes municípios.

  1. Faça a completa automação do seu negócio digital

Por fim, siga o exemplo da emissão de NFS-e e automatize tudo o que for possível no seu empreendimento, a fim de garantir que a melhora dos índices de produtividade sejam permanentes.

É o caso de ferramentas direcionadas ao e-mail marketing, automação de marketing e gerenciamento das tarefas da equipe.

Emissão de relatórios para a Contabilidade

Uma funcionalidade muito importante que a ferramenta de emissão automatizada de Notas Fiscais deve oferecer é a geração de relatórios gerenciais relacionados à totalidade das NFS-e encaminhadas aos clientes a cada mês.

De maneira precisa e organizada, eles devem conter o histórico de emissões e de cancelamentos, bem como o arquivo individual de cada Nota no formato padrão XML, o qual será exportado para PDF.

Ao receber esses relatórios, um escritório de Contabilidade especializado em negócios digitais como a PJ Plus, parceiro da HeroSpark, tem em mãos as informações para realizar os serviços contábeis e oferecer o suporte técnico, operacional e estratégico que o empreendimento necessita.

Ao automatizar a emissão das Notas Fiscais, o infoprodutor “terceiriza” as tarefas burocráticas do seu negócio e ganha mais tempo para se dedicar aos cursos online que oferece ao mercado.

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