Uma das obrigações de qualquer empreendedor é pagar os seus impostos em dia, caso contrário os problemas fiscais podem ser enormes. E quando o assunto é venda pela internet, é bem comum que surjam muitas dúvidas em relação à nota fiscal eletrônica de cursos online e produtos digitais.

Sabemos que essa burocracia toda tira o sono de muita gente, mas é hora de acabar com isso! O nosso objetivo é simplificar a sua vida para que você tenha tempo para impulsionar o seu negócio.

O post de hoje vai explicar como gerar os seus documentos fiscais para que a sua empresa se mantenha legalizada e tenha ainda mais sucesso. Vamos lá?

Qual nota fiscal eletrônica você deve emitir?

Existem vários tipos de nota fiscal eletrônica em vigor no país, sendo que as duas mais conhecidas e utilizadas são a de produto e a de serviço.

Quando você vende produtos digitais pela Internet, é preciso gerar a NFS-e (nota fiscal de serviço). Cursos online, vídeo aulas, webinários, congressos online, coach online, por exemplo, são conteúdos totalmente digitais e considerados serviços.

O ebook também costuma entrar nesse caso, já que não envolve entrega física abrangendo os Correios, transporte, estoque e afins.

Ainda, a NFS-e é bem mais fácil de administrar e oferece algumas flexibilidades, principalmente na hora da emissão. Por isso, muitos empreendedores online têm optado pela nota de prestação de serviço.

Mas, vale ressaltar que é fundamental consultar um contador, pois é ele quem responde pela sua empresa e poderá orientá-lo sobre o que mais se encaixa ao contexto do seu negócio.

É importante também que você saiba que a NF-e, chamada de nota fiscal eletrônica de produto ou de mercadoria, é destinada para a venda de itens que se recebe em casa.

Esse é o caso de e-commerces, como Wine, Americanas, Magazine Luiza e tantos outros. Esse tipo de nota é a que muitos lojistas e comerciantes também trabalham.

Portanto, se você vende online, existem 99% de chances da sua empresa precisar emitir a NFS-e – nota fiscal eletrônica de serviço. Esse modelo também é chamado de nota municipal e é encaminhado à prefeitura.

Por que você deve utilizar o modelo digital?

A nota fiscal eletrônica surgiu como uma facilidade na vida dos empreendedores e de qualquer pessoa que deseja ter um negócio escalável. Esse modelo substituiu aqueles milhares de papéis que eram utilizados para emitir documentos fiscais.

Dessa forma, os processos burocráticos se tornaram mais ágeis e acessíveis. Além disso, você não precisa ter um local para armazenar as suas notas e nem se preocupar em entregá-las fisicamente para os seus clientes.

Imagina se você tivesse que ir até cada usuário para entregar o documento fiscal? Se você vende para o país todo, sabe que essa tarefa sairia bem cara e complexa, não é mesmo?

A nota eletrônica está disponível em muitas cidades, mas não em todas ainda. Caso o seu município não tenha essa facilidade, tente migrar para outro que conte com esse modelo fiscal. Algumas contabilidades até oferecem escritório virtual para facilitar essa prática.

Como fazer a emissão de nota fiscal eletrônica de cursos online?

Independente do meio de pagamento que você utiliza, seja MoiP, Pagar.me ou qualquer outro, o processo de venda é basicamente o mesmo: o usuário acessa o seu site e adquire o seu curso online através da plataforma de pagamento.

O comprador deve então receber sua nota fiscal no valor pago pelo curso, independentemente dos seus custos envolvidos na venda.

O que isso significa? Você não pode retirar as taxas da plataforma de pagamento ou de um afiliado que recomendou a venda.

Se o comprador pagou R$100,00, então ele deve receber uma nota fiscal de R$100,00.

A única exceção é se o comprador optar por parcelar o pagamento diretamente com o meio de pagamento e pagar juros adicionais ao valor do produto por isso. Neste caso, a sua nota fiscal deve refletir o valor do curso desconsiderando os juros, visto que não fazem parte do preço do curso.

Como agir quando há uma garantia incondicional?

Muitos empreendedores têm oferecido garantias incondicionais de até 30 dias. Por meio dela, o comprador pode solicitar o estorno do pagamento com um simples email por qualquer motivo.

Em alguns casos, o meio de pagamento pode até reter o dinheiro enquanto essa garantia não expira.

Nesse cenário, considerando que é comum a prefeitura não permitir cancelar uma nota fiscal depois de passar determinado período, muitos negócios digitais consideram gerar o documento no dia em que essa garantia vence.

É como se a compra fosse um pedido de venda e o vencimento da garantia a sua confirmação. Assim, você diminui consideravelmente as chances de pagar impostos indevidos.

É sempre importante confirmar essas possibilidades com sua contabilidade, pois é ela quem responde pela sua empresa.

Caso o seu cliente peça reembolso, ou pior, haja um chargeback, é preciso ter atenção. Se a nota fiscal já tiver sido emitida, você deve solicitar o cancelamento dela quanto antes. Assim, as chances dela ser aceita pela prefeitura são maiores.

É bom lembrar que é direito do consumidor obter a nota fiscal da compra. Então, sempre envie a nota por email ao cliente após emiti-la.

Como pago meus impostos?

Com as notas emitidas, é só seu contador gerar sua guia do Simples Nacional para você pagar seus impostos em dia.

Se sua empresa não for optante do Simples Nacional, seu contador fornecerá as demais guias para você, confira isso diretamente com ele.

Dicas práticas

• É importante armazenar o XML das notas fiscais, pois esse é um arquivo que tem validade jurídica e fiscal. Alguns municípios exigem que ele seja guardado por até 5 anos.

• Para acessar as suas notas fiscais, o contador pode verificar os arquivos XML das notas ou os seus dados em uma planilha Excel fornecida pela sua empresa. Ou, ainda, o que mais recomendamos – buscar no site da prefeitura diretamente.

Entenda melhor sobre esse assunto no nosso artigo.

Como parar de se preocupar com a emissão de NFS-e?

Existem algumas alternativas para você parar de ter dor de cabeça com a emissão de NFS-e. Vamos a elas!

1. Automatizar o processo de nota fiscal eletrônica

O ideal, principalmente para quem atua online e pode ter clientes provindos de todo o Brasil e do mundo, é automatizar a emissão das notas fiscais eletrônicas.

Para isso, você deve procurar um emissor de NFS-e que fará todo o trabalho burocrático para você. O que isso significa? O sistema deve se conectar à sua plataforma de vendas para emitir os documentos fiscais no momento certo. Depois, o próprio software deve encaminhá-las aos clientes por e-mail.

E tem mais: caso a prefeitura apresente instabilidade – fator bem comum (infelizmente) – o emissor deve fazer diversas tentativas até concluir os processos, sem precisar da sua intervenção.

Sistemas ainda mais modernos monitoram até os estornos e solicitam o cancelamento das notas automaticamente, inclusive quando ocorre um chargeback.

Além disso, eles devem armazenar os documentos em formato XML e disponibilizá-los facilmente, caso seja preciso encaminhar para a contabilidade.

É importante contar com um sistema bem integrado com a sua plataforma de pagamento. Se possível, até mesmo embutido nela, assim tudo fica centralizado em um mesmo ambiente.

2. Contratar uma contabilidade especializada

Além da automatização, é fundamental contar com uma contabilidade especializada para auxiliar o seu dia a dia. O primeiro ponto é compreender se o contador trabalha com mercado digital e entende do assunto.

Você pode buscar referências de contabilidades online ou até mesmo fazer uma pesquisa na internet. Como a legislação tributária muda constantemente, é importante que esse profissional esteja atualizado.

Portanto, confira se a empresa ou o contador possuem algum blog que trata de assuntos da profissão, sendo o ambiente online como foco principal. A participação em congressos e eventos também são pontos de destaque.

Se você está comprometido em ter um empreendimento de sucesso é fundamental que mantenha o seu negócio legalizado. E quando é preciso emitir nota fiscal eletrônica de cursos online, as dúvidas são muitas.

Automatizar essa parte burocrática e chata por meio de um emissor de NF-e é a melhor solução. Assim, você conseguirá dedicar o máximo de suas energias nas tarefas mais estratégicas.

Não sabe como contratar o seu? Então, confira esse post e descubra qual é o software ideal para você.

*Artigo produzido pela equipe da eNotas.

A eNotas oferece soluções automáticas para a emissão de nota fiscal eletrônica de serviço ou produto conectadas aos melhores meios de pagamento online.