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5W2H: como utilizar na prática essa metodologia no seu EAD

O ensino a distância traz diversos benefícios para aqueles que precisam de flexibilidade. Mas sem o compromisso presencial, muitos alunos perdem a empolgação e o cronograma de estudo. Conheça um pouco mais da metodologia 5W2H.

5W2H

O Ensino a Distância (EAD) permite que pessoas de diferentes rotinas consigam ter o tão sonhado diploma e assim alavancar a carreira. No entanto, a estressante rotina do cotidiano pode fazer com que os estudos fiquem em segundo plano e as oportunidades cada vez mais distantes.

Para ajudar nessa missão, existe uma ferramenta de gestão conhecida como 5W2H, que serve como um checklist de atividades que precisam ser feitas para garantir o bom andamento das tarefas acadêmicas. Por isso, nesse texto vamos abordar os seguintes temas:

O texto a seguir vai trazer mais explicações sobre essa metodologia e como ela pode ser aplicada no Ensino a Distância.

Boa leitura!

O que é EAD?

O Ensino a Distância ganhou popularidade em um contexto marcado pela tecnologia, que estão ligadas a pressa, incerteza e necessidade de pessoas educadas.

Mas o EAD surgiu bem antes da internet e smartphones: o primeiro registro de um curso como esse data 1728, em Boston, nos Estados Unidos. Um professor chamado Caleb Phillips oferecia aulas de Taquigrafia (técnica para escrever à mão de forma rápida com códigos e abreviações) para alunos de todo o país através de materiais enviados toda semana pelo correio.

Com o passar do tempo, a partir do século XIX, o EAD foi visto como solução para as pessoas que viviam longe de instituições de ensino pudessem aprender. E, se antes o ensino a distância servia apenas para aperfeiçoamento profissional, hoje em dia já é possível fazer uma graduação completa a distância.

Os jovens já perceberam que a formação acadêmica clássica é mais competitiva e melhor remunerada. Uma pesquisa feita pelo Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial – Minas Gerais (Senac-MG), em parceria com a Federação do Comércio de Bens, Serviços e Turismo do Estado de Minas Gerais (Fecomércio), avaliou a percepção do público sobre a relação de ter uma graduação e a perspectiva de crescimento profissional.

O resultado apontou que todos os três públicos entrevistados (participantes com ensino médio completo, graduados e com graduação em curso) buscam conhecimento e entendem que ele é o ponto central de suas buscas.

Relação entre diploma e salário

E não faltam motivos para buscar a graduação e níveis escolares mais elevados. Dados da 54ª edição da Pesquisa Salarial, conduzida em 2018 pela Catho Educação com mais de 2 milhões de profissionais, apontou que, em cargos de diretoria, por exemplo, a diferença salarial entre executivos que possuem pós-graduação ou MBA em comparação aos que não possuem é de 47,2%.

Essa diferença no pagamento também é vista no nível operacional ou de assistente: quem possui graduação pode ganhar até 25% a mais do que quem não tem curso superior.

A perspectiva de ganhar mais e conquistar novas promoções e oportunidades no ambiente corporativo faz com que muitos profissionais procurem meios de aumentar sua qualificação. E o fazem com o Ensino a Distância, que atrai por seus horários aquele que se adequam à rotina de trabalho, e não o contrário, e pela possibilidade de estudar em qualquer lugar.

No entanto, a velha frase aqui se aplica: com grandes poderes, vêm grandes responsabilidades. Muitos estudantes escolhem o EAD pela sua facilidade, mas acabam se enrolando e muitas vezes desistem do curso pretendido.

Isso acontece porque a falta de uma rigidez em relação aos horários faz com que alguns alunos ficam tão focados nos acontecimentos cotidianos, que acabam deixando de lado suas responsabilidades acadêmicas. Como consequência, as aulas acumulam e os trabalhos são feitos no último minuto – quando são feitos.

Surge, então, a grande pergunta: como conciliar o estudo a distância com o corrido dia a dia? Uma ferramenta de gestão utilizada em empresas chamada 5W2H pode ser a solução.

O que é 5W2H?

O nome dessa ferramenta junta as primeiras letras (em inglês) das diretrizes usadas no processo. Com isso, ela estimulará você a responder questionamentos importantes que trarão boas soluções.

Iremos dividir cada uma em um tópico e conhecer mais a fundo parte por parte, saber o que significa e como funciona.

Acompanhe:

What: o que será feito?

O primeiro passo é identificar o problema ou a questão que deve ser resolvida. Vamos usar de exemplo um cenário que assusta muitos alunos do EAD: a entrega da monografia. Nesse caso, o estudante precisa decidir fatores básicos antes de prosseguir com o seu trabalho de conclusão de curso. Qual será o tema abordado? Qual será a metodologia usada?

Nesse sentido, também vale listar as informações técnicas, como o número de páginas mínimo (se tiver) e se a universidade tem alguma exigência em relação ao TCC. Na dúvida, pergunte para o professor responsável pela matéria.

Why: Por que será feito?

Essa parte é muito usada nas empresas, em especial na hora de priorizar um projeto. Os gestores precisam entender a função daquela proposta e quais serão os retornos que ela trará para a companhia: lucro, awareness, maior produtividade e agilidade na entrega, etc.

Mas esse questionamento também é válido para os alunos do ensino a distância. Voltando ao exemplo acima, um ponto de partida na hora de decidir o tema do TCC é se perguntar qual é a relevância daquele assunto e como se aprofundar nele trará benefícios para a sua formação enquanto profissional.

Where: onde será feito?

Também é uma pergunta mais voltada para o ambiente corporativo, que mapeia as áreas envolvidas no projeto. Assim, fica mais fácil localizar possíveis fontes de problema e já se adiantar a elas.

Um bom diagnóstico oferece a possibilidade dos responsáveis pensarem em como resolver possíveis problemas, e não serem pegos de surpresa.

When: quando será feito?

Todo projeto deve ter um prazo – se não, ele vira apenas uma aspiração; o velho clichê “objetivos sem metas são apenas sonhos” se aplica perfeitamente a essa situação. Uma boa dica para se organizar e não perder nenhum prazo é pensar de trás para frente, começando pela data final de entrega.

Em uma situação hipotética, vamos pensar que o trabalho deve ser entregue dia 30. Para isso, ele precisa estar totalmente pronto pelo menos dois dias antes, dia 28. A revisão final, seja ela feita pelo próprio aluno ou por terceiros, deve ser entregue cinco dias antes do prazo final, dia 25; e por isso as últimas alterações não podem passar do dia 20.

Pensando dessa forma, fica mais fácil visualizar quais são as datas importantes e assim mensurar em quanto tempo cada etapa deve ser entregue.

Who: por quem será feito?

Essa etapa do 5W2H visa entender quem são os indivíduos responsáveis pelas etapas. No caso da monografia, pode-se pensar que apenas o estudante deve ser listado, mas não é bem por aí. Alguns trabalhos são extremamente beneficiados se tiverem entrevistas com especialistas e os nomes devem ser listados.

Assim que possível, entre em contato com eles (começando pelo nome que é prioridade) e veja a disponibilidade deles colaborarem com o seu projeto.

How: como será feito?

O que é necessário para esse projeto ser feito, quais são as etapas que precisam ser cumpridas para que o objetivo final seja alcançado? Para melhorar a visualização geral, é uma boa ligar com o “Quem” e o “Quando”, ou seja, atribuir um responsável e um prazo para cada tarefa.

Ao listar como o projeto será feito, o responsável consegue entender quais são os obstáculos que podem ser encontrados e montar um plano de ação para lidar com eles.

How much: quanto custa fazer?

Essa pergunta não se aplica a todos os projetos, mas mesmo assim é bom tê-la em mente. Qualquer imprevisto que resulte em gastos financeiros deve ser pensado, nem que seja em uma coluna separada.

Os gastos não envolvem apenas dinheiro; os recursos humanos também devem entrar na lista, bem como materiais e ações como impressão, deslocamento para entrevistas, etc.

Por que usar o 5W2H?

Alguns especialistas ainda sugerem variações para a sigla, que podem servir para outras realidade: 5W1H (sem o H de “how much”) e 5W3H (inclui um terceiro H para se referir ao “how many”, ou seja, quantos).

Todas as alternativas são válidas e seus usos vão depender da situação, e a pessoa responsável pelo projeto deve decidir qual das técnicas melhor se encaixa para sua necessidade.

A técnica do 5H2W é muito usada dentro de ambientes corporativos ao servir como um checklist para garantir que as tarefas traçadas sejam feitas da maneira correta.

Ao organizar essas perguntas no formato de uma tabela (isso será explicado mais à frente), fica bem mais fácil visualizar quais são as atividades que precisam ser feitas (bem como o detalhamento de cada uma delas) para o projeto ficar pronto. Isso torna a execução muito mais clara e efetiva.

Como usar o 5W2H a seu favor

Antes de aplicar o 5W2H no seu projeto, é preciso pensar sobre a atividade que a ferramenta irá abordar e responder sinceramente às perguntas descritas acima.

O responsável também deve pensar em um plano de ação geral, para então organizar as etapas de acordo com essa técnica de gestão. Tenha certeza que o foco principal são as causa do problema em vez de seus efeitos, e tome cuidado para que as ações não causem efeito colateral.

Uma vez que esses pontos foram cobertos, chegou a hora de criar um plano de ação e colocá-lo em prática. São muitas as possibilidades, mas o mais indicado é usar uma planilha eletrônica (como Excel ou Google Sheets):

Passo 1: prepare o plano


Trace seu objetivo final e o que você precisa para alcançá-lo, levando em consideração as datas de entrega.

Passo 2: anote as ideias


Voltando ao exemplo usado mais acima, vamos usar a monografia como ponto de partida. Pegue um papel em branco e anote todas as ideias, sem pensar no que é possível ou não nesse primeiro momento.

Depois, passe por um filtro (se achar necessário, converse com outras pessoas) para definir o que é viável e se aqueles itens fazem sentido para o seu projeto. Você terá um guia para se orientar na hora de montar a planilha.

Passo 3: organize em uma planilha

Crie uma coluna e coloque as perguntas, cada uma em uma linha. Nas colunas seguintes, especifique as etapas dos projetos e responda às perguntas que compõe o 5W2H.

Não se esqueça de acrescentar uma coluna extra para as datas de entrega das tarefas mencionadas e um “status” para acompanhar o andamento das mesmas.

Com o 5W2H é possível se organizar e potencializar o seu tempo para fazer trabalhos acadêmicos. Dessa forma, o ensino a distância se torna uma excelente ferramenta para obter o diploma e assim conquistar novas oportunidades!

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