Empreender é um grande desafio, diante de tantas tarefas e atividades que devem ser concluídas cotidianamente. Isso é ainda mais difícil quando se está tocando um negócio sozinho, e precisa equilibrar as responsabilidades e encaixá-las na sua rotina. Afinal, como fazer a gestão de tempo? 

Esse é um requisito essencial, independente do tipo ou segmento do negócio: sem organização, fica muito fácil se esquecer de alguma tarefa importante e se perder em meio às obrigações. Esse, inclusive, é o erro de muitos empreendedores. Ao tentar dar conta de tudo, acabam atropelando atividades e desperdiçando tempo hábil. 

E, claro, isso impacta diretamente o negócio, prejudicando todo o esforço desprendido. Quando a desorganização vira um problema, seu negócio deixa de ser a prioridade. Quando você se dá conta, está dedicando tempo importante para resolver problemas que poderiam ser evitados e tapando buracos que nem deveriam existir. 

Mas não se preocupe! Hoje, nós trouxemos algumas dicas de como fazer a gestão de tempo individual e focar mais no seu negócio. Confira:

O que é gestão de tempo? 

De uma forma simples, a gestão de tempo é a prática de organizar as tarefas e atividades de forma a otimizar o tempo gasto. Para isso, é possível fazer um planejamento ou cronograma, considerando tudo que tem que ser feito no dia, semana, mês ou até ano.

Trata-se de uma estratégia primordial para qualquer empreendedor, possibilitando que o tempo gasto para cada atividade seja muito mais assertivo. Além disso, por meio da técnica evita-se atrasos, erros e conflitos de agenda. 

Mesmo sendo muito benéfica, a gestão de tempo pode ser trabalhosa, principalmente quando há muitas coisas para fazer. Muitas pessoas não sabem nem como começar. Isso é comum, e por isso trouxemos algumas dicas para te auxiliar. 

Faça uma lista de tarefas

Antes de tudo, é interessante ter em mente todas as tarefas que o negócio exige para funcionar. Para isso, você pode fazer uma lista com as atividades que você realiza, sejam elas diárias, semanais ou mensais. 

Liste todas essas atividades e o tempo gasto para cada uma. É um bom momento para rever como se está desempenhando essas tarefas, e se o tempo dedicado é condizente com o nível de esforço que ela exige. 

Vamos entender com um exemplo: suponha que você dedique atualmente 2 horas para produção de conteúdo nas redes sociais para divulgar seu negócio, semanalmente. É hora de analisar quanto tempo é necessário para concluir essa tarefa com tranquilidade.

É muito importante ser sincero, viu? É claro que seria legal dizer que para fechar todas as vendas do mês, gasta-se apenas 30 minutos. Mas, se é preciso dedicar um pouco mais de tempo para uma etapa, não há nenhum problema. Afinal, uma das grandes vantagens de ser empreendedor é poder organizar seu próprio tempo de acordo com a sua capacidade e disponibilidade. 

Planejamento semanal, mensal, anual…

Com a lista de tarefas feitas, é preciso organizar também a periodicidade com que elas devem ser feitas. Algumas atividades, por exemplo, são semanais: responder clientes, gravar um módulo novo do curso, postar no Instagram… 

Por isso, organizar a semana é uma boa dica. Para isso, é interessante distribuir as tarefas ao longo dos dias, de acordo com o que fizer mais sentido no segmento. Se os clientes costumam enviar muitas mensagens na segunda, por exemplo, dedique um tempo neste dia para respondê-los. 

Na sexta-feira, você pode fazer um balanço financeiro, incluindo todas as vendas da semana, e atualizar os registros de acontecimentos gerais neste período. Assim, vai se descobrindo quais dias são mais produtivos para cada atividade.

Com o tempo, fica muito mais fácil fazer essa organização e montar o planejamento mensal é o próximo passo. Este plano pode ser voltado para atividades menos corriqueiras, como gravações de vídeos, novos módulos, parcerias com outros empreendedores. Ter essas atividades registradas ajuda a se programar melhor a longo prazo.

Separe um tempo para imprevistos

Ao começar a organização e gestão do tempo, é comum se sentir animado e proativo para colocar em prática todas as ideias que estavam engavetadas. Mas muito cuidado! Não adianta preencher um planejamento com dezenas de tarefas, e acabar não conseguindo realizar grande parte delas. 

É importante ser fiel ao que é possível realizar, priorizando as atividades mais essenciais e separando um tempo razoável para concluí-las. Além disso, é preciso considerar que imprevistos acontecem! Um problema pode surgir, e todo o planejamento da semana fica prejudicado. 

Por isso, inclua intervalos e tempos livres, para que você possa compensar qualquer atraso ou pendência que surgirem. Assim, se uma tarefa atrasar ou se for preciso dedicar mais tempo para um ponto específico, não há um impacto tão expressivo no dia. 

Equilíbrio entre vida pessoal e profissional

Empreender exige muito tempo e dedicação. No entanto, é crucial não esquecer que um negócio bem sucedido é reflexo do equilíbrio entre os âmbitos profissional e pessoal. 

A gestão de tempo individual deve incluir também os períodos para lazer, descanso e solução de questões pessoais. Sabemos que, na empolgação de vender mais e ser produtivo, é muito comum extrapolar os limites do tempo livre e acabar preenchendo esse período com tarefas voltadas para o negócio. 

Porém, o corpo e a mente precisam descansar. Sem um descanso apropriado, as tarefas que deveriam ser feitas no tempo adequado podem ser prejudicadas pelo cansaço e falta de atenção. A dedicação é um pilar essencial para o empreendedorismo, mas deve ser acompanhada pelo equilíbrio.

Uma boa dica é estipular um horário para trabalhar e manter-se fiel a esta determinação. Outra possibilidade é determinar um número de horas que devem ser dedicadas para o negócio por dia. 

Afaste as distrações

Esse é um cenário muito comum: você organiza seu dia e estipula tudo que tem que fazer. Porém, enquanto está fazendo suas tarefas, acaba se distraindo com as redes sociais, televisão… Ao se dar conta, o tempo que você separou já não é mais suficiente e todo seu cronograma está atrasado. 

Por isso, é importante afastar todas as distrações que possam prejudicar o rendimento. Para isso, ao fazer a gestão de tempo é possível estipular intervalos, em que é liberado checar as redes sociais pessoais, ver um vídeo ou tomar um café. Isso evita que você interrompa o tempo de trabalho com atividades aleatórias. 

Invista em técnicas 

Hoje já existem algumas técnicas que auxiliam no processo de gestão de tempo a partir de uma metodologia pré definida. Elas podem ser uma boa opção para quem quer começar a se organizar melhor, já que basta seguir os aspectos definidos. Mas, antes de optar por uma, é necessário avaliar se ela se adapta ao seu negócio! Confira algumas técnicas:

Método Pomodoro: defina um alarme para 25 minutos e tente usar este tempo somente para o trabalho, deixando de lado o celular e outras distrações. Quando o tempo acabar, descanse por cinco minutos, e repita o processo. 

Time blocking: essa técnica consiste em bloquear períodos do seu dia para determinadas tarefas. Por exemplo, ao invés de responder e-mails toda vez que um aparece, você determina horários específicos para fazer somente isso. Uma boa forma de fazer o time blocking é usar o Google Calendar. 

Método Eat The Frog: nessa técnica, cuja tradução seria “engolir um sapo”, o foco é terminar as tarefas mais difíceis ou demoradas primeiro. Literalmente, engolir o sapo logo pela manhã!

Automatize!

Uma grande parte do tempo de trabalho costuma ser ocupado por tarefas manuais. Essas costumam exigir mais atenção e acabam consumindo um grande período que poderia ser usado para tomar decisões mais estratégicas, investir em novas ferramentas para o negócio e buscar formas de impulsionar o empreendimento. 

Por isso, uma dica valiosa é automatizar as tarefas que podem ser automatizadas. Incluindo esse hábito no escopo do negócio, sua agenda fica mais livre e a gestão de tempo, consequentemente, mais fácil. 

Uma forma de fazer isso é buscar soluções que otimizem as atividades, como um software de gestão de vendas, uma automatização para marketing nas redes sociais ou um emissor de notas fiscais automático. 

Por fim, apostar na organização é sempre uma boa ideia para garantir resultados mais assertivos e ter mais tempo para focar no negócio. Uma rotina organizada evita erros e imprevistos.

Seguindo esses passos, a rotina de trabalho deixa de ser um problema e se torna muito mais equilibrada e produtiva.