A comunicação empresarial pode ser definida como uma ferramenta estratégica de planejamento usada com o objetivo de melhorar a imagem da empresa e os resultados obtidos.

Toda empresa necessita de uma comunicação clara e objetiva para que possa melhorar a convivência entre setores e evitar erros, que por falta de uma boa comunicação interna, podem ocorrer com certa frequência. Os motivos podem ser por falta de esclarecimento ou simplesmente por não dar objetivo ao assunto direcionado na comunicação.

Uma pesquisa realizada pela Deloitte mostrou que os funcionários entre 78% e 80% das empresas brasileiras dizem ser mal informadas sobre as ações da empresa, enquanto a média de insatisfação com a remuneração é de 60%. Ou seja, estão mais insatisfeitos com a comunicação interna da companhia do que com o próprio salário.

Mas, isso não é um problema sem solução ou algo que não possa ser evitado antes mesmo de acontecer. Portanto, pensando em ajudar você e a sua empresa.

Neste artigo, agora veremos os seguintes tópicos com as maneiras ideais que você pode utilizar para melhorar os resultados de uma comunicação empresarial:

• Mas o que é exatamente a comunicação empresarial?
• Barreiras de uma comunicação empresarial
  • Semânticas
  • Psicológicas e pessoais
  • Informações
  • Geográficas e físicas
• Como melhorar resultados de uma comunicação empresarial
• Aliando a comunicação empresarial à tecnologia
  • Destruindo barreiras geográficas e reduzindo custos
  • Flexibilidade
  • Alinhando equipes

Mas o que é exatamente a comunicação empresarial?

Muitas vezes, a comunicação empresarial é vista como um meio que divulga notícias favoráveis a respeito da empresa e controla as notícias desfavoráveis. No entanto, essa é uma visão extremamente redutora, porque a comunicação empresarial abrange uma área muito maior, e está relacionada com a sua capacidade de competir dentro do mercado e consequentemente à sua sobrevivência.

A comunicação empresarial é uma atividade essencial para que a empresa possa atingir seus objetivos de manutenção da própria reputação, tanto interna quanto externa, assegurando suas estratégias de uma forma coerente para atingir ao mesmo tempo todos os interessados, considerados como seu público alvo, desde os acionistas e investidores até o cliente final.

Saber analisar, planejar, ouvir e agir em acordo com as necessidades das empresas, valorizando produtos, marcas e funcionários são traços fundamentais para manter uma boa comunicação organizacional. Desse modo, fica evidente que a criação de um planejamento de comunicação empresarial eficiente trará consecutivamente o sucesso da empresa.

Não basta disponibilizar apenas informações sobre produtos e serviços para atuais e futuros clientes, é necessário também cuidar do público interno, os colaboradores da empresa, os profissionais que fazem o negócio girar e criam novos produtos e melhores maneiras de realizar os serviços prestados.

Barreiras de uma comunicação empresarial

Estabelecer uma boa comunicação empresarial nem sempre é uma tarefa fácil. Existem uma série de barreiras que podem acabar prejudicando o bom funcionamento desse processo e dificultar ainda mais o andamento de outros.

Portanto, é importante conhecer os principais desafios que a comunicação empresarial pode enfrentar para estar preparado para lidar com tais.

Semânticas

As barreiras semânticas ocorrem quando alguém tenta transmitir uma mensagem para outra pessoa ou grupo em uma linguagem que não é comumente utilizada por eles.

Por exemplo, se colocássemos um engenheiro para conversar com um estudante de ensino médio e, durante a conversa, o profissional usasse termos extremamente formais, complicados ou jargões da profissão, provavelmente iria ocorrer neste caso uma barreira semântica, uma vez que o estudante dificilmente entenderia o significado de algo que está sendo dito.

Portanto, para evitar que esse tipo de barreira se forme na comunicação empresarial, é fundamental que o receptor tenha sempre claro em sua mente o tipo de público com o qual ele está lidando, e adapte a mensagem para que ela seja compreendida de forma fácil e eficaz.

Psicológicas e pessoais

As barreiras pessoais são as mais difíceis de se eliminar, uma vez que dependem apenas da própria pessoa para existir ou não. Porém, com conversas e os incentivos certos, você pode ajudar seus colaboradores a lidar melhor com problemas pessoais, com seus defeitos, e a manter um bom clima na empresa como um todo.

Esse tipo de barreira na comunicação empresarial podem ocorrer por fatores intrínsecos às pessoas e aos seus sentimentos, preconceitos e personalidade.

Já as barreiras psicológicas na comunicação empresarial estão mais relacionadas com os preconceitos e os sentimentos de uma pessoa em relação a outra ou a um grupo.

Para evitar esta barreira e a dificuldade na comunicação empresarial entre as equipes, é importante que cada área tenha pelo menos um conhecimento superficial sobre o trabalho que o outro realiza e, que todos tenham acesso aos resultados de cada setor, para que vejam que todos são importantes de alguma forma e trazem coisas boas para a empresa.

Uma sugestão é promover reuniões trimestrais ou semestrais para que cada equipe possa apresentar seus resultados e mostrar objetivos a serem traçados, gerando um envolvimento maior de todos com a empresa.

Informações

Um dos aspectos a serem analisados é a quantidade de informações que hoje são trocadas dentro e fora das organizações. Como não é possível diminuí-las, investir em tecnologia pode ajudar na tarefa de coleta, tratamento e compartilhamento de informações para que elas não se percam no caminho.

O excesso de informações é outra barreira bastante presente na atualidade. A sobrecarga de informações de toda ordem e nas mais variadas formas, a proliferação de papéis administrativos e institucionais, reuniões desnecessárias e inúteis, etc.

A falta de seleção e de prioridades acaba confundindo o público em vez de propiciar uma comunicação eficaz.

As comunicações incompletas e parciais também constituem mais uma barreira na comunicação empresarial. São encontradas nas informações fragmentadas, distorcidas ou sujeitas a dúvidas, nas informações não transmitidas ou sonegadas, etc.

Geográficas e físicas

Por fim, a comunicação empresarial também sofre com fatores geográficos e físicos tais como distância,  barulho, ambiente e equipamentos inadequados, dificuldade de deslocamento, entre outros.

No caso de empresas com atividade em mais de uma cidade ou país, ou em que os funcionários precisam viajar constantemente, pode ficar ainda mais difícil estabelecer uma comunicação eficaz se ela for feita apenas de forma presencial ou por e-mails e mensagens de texto.

Portanto, é importante que sua empresa tire o máximo proveito de todas as ferramentas tecnológicas disponíveis hoje, como a utilização de plataformas LMS (Learning Management System) para tornar a comunicação empresarial mais próxima, completa e eficiente e não ter prejuízos em nenhum nível operacional.

A plataforma oferece diversos recursos que podem ser utilizados não só para promover a comunicação interna de uma empresa, como pode auxiliar diversos outros processos, principalmente, treinamentos.

Como melhorar resultados de uma comunicação empresarial

Agora que você entendeu um pouco melhor o papel da comunicação empresarial, que tal vermos algumas dicas para se comunicar com seus colegas, superiores ou subordinados?

Afinal, de nada adianta realizar o diagnóstico de um problema, achar a solução e não colocá-la em prática, certo? Então chegou a hora de ver como a comunicação empresarial pode ser otimizada com um bom planejamento, e claro, uma ajudinha da tecnologia.

• Escolha o canal adequado: quando se tratar de comunicações oficiais, seja mais formal e use a ferramenta de comunicação determinada pela empresa.
• Compartilhe conhecimento e informação, seja por e-mail ou nas redes sociais, ou mesmo se oferecendo para escrever ou dar depoimentos e newsletters.
  
• Não contribua para aquele clima de fofoca, participando de conversas paralelas improdutivas e pessimistas.
  
• Por outro lado, a comunicação informal na empresa também pode ser bastante saudável e um canal para você obter informações com colegas de trabalho mais chegados.
  
• Use os e-mails com moderação e, de preferência, de forma breve e objetiva, com textos curtos.

Aliando a comunicação empresarial à tecnologia

Que a tecnologia está cada vez mais presente no dia a dia das empresas do Brasil e do mundo todo nós já sabemos.

Quem não tem hoje em dia algum dispositivo móvel que carregue com si mesmo? A comunicação de forma digital vai ser cada vez mais importante na vida das pessoas e, principalmente, das empresas.

As pessoas estão cada vez mais familiarizadas com os recursos digitais e essa pode ser uma ótima oportunidade para começar a utilizá-los em sua comunicação empresarial, tanto internamente quanto externamente.

Tanto em pequenas e grandes organizações, muitas vezes, os gestores não têm tempo hábil para falar com os colaboradores pessoalmente e, por isso, a tecnologia tem se mostrado a ferramenta mais eficaz e também a mais aliada para trocar mensagens ou informações estratégicas.

Utilizar recursos tecnológicos é a forma de comunicação empresarial que mais se aproxima da presencial, por contar com a mistura de diversos elementos visuais e sonoros, e com isso, acaba gerando mais emoção, empatia e proximidade entre o colaborar e a empresa. Isso ajuda ainda a deixar a mensagem mais humana e transforma o modo como ela é recebida e aceita de forma mais favorável.

Além do mais, alguns assuntos, como explicações detalhadas de certos processos, se tornam muito mais simples e eficazes quando com o auxílio de recursos tecnológicos

O uso de plataformas tende a se tornar cada vez mais relevante dentro das empresas, crescendo de uma forma bastante segura, devido a alta confidencialidade das informações.

Apesar de toda a modernização dos processos empresariais e da eficiência cada vez maior alcançada pela tecnologia, a comunicação empresarial sempre irá ser fundamental para que uma equipe produza mais e a organização mantenha sua credibilidade, estabilidade e com o engajamento dos funcionários e interesse do público externo.

Pensando nisso, vamos listar alguns motivos para você entender de vez como a tecnologia pode ser a maior aliada para melhorar resultados em sua comunicação empresarial:

Destruindo barreiras geográficas e reduzindo custos

Um dos maiores desafios da comunicação empresarial, como foi citado, são as barreiras geográficas.

Principalmente para empresas que possuem mais de uma unidade, os custos para manter uma equipe alinhada realizando reuniões presenciais podem ser extremamente altos.

Porém, utilizando uma plataforma LMS, você troca o espaço físico pelo virtual e consegue reunir toda a sua equipe em uma mesma sala sem precisar gastar com deslocamento, hospedagem, coffee-breaks, e ainda otimizar o tempo de planejamento para a realização dessas reuniões.

Você pode criar um canal de conteúdo para funcionar como o meio de comunicação e compartilhar informações, realizar treinamentos via EAD (educação a distância), repassar conhecimento, ou então usar transmissões ao vivo para falar com toda a sua equipe em tempo real de onde quer que você esteja.

Nota: na Edools, tudo isso é possível.

Flexibilidade

Com treinamentos online, por exemplo, você não irá precisar mais de horários marcados para falar com sua equipe ou que todos estejam online em um momento específico para ter acesso a um conteúdo.

O uso de uma plataforma LMS permite gravar um aviso de onde quer que esteja, para enviar a mensagem para todos os seus colaboradores, que podem assistí-la no momento, ou na hora que for mais conveniente, de modo que não atrapalhe o desempenho das atividades. É simples, rápido prático e muito mais dinâmico!

Alinhando equipes

Uma comunicação empresarial bem estruturada e com investimento para dar certo, resulta em diversos benefícios operacionais, como mais alinhamento, motivação e, consequentemente, mais produtividade da equipe.

Trabalhando em conjunto, de forma organizada e com constante troca de informações, sua equipe evita mal entendidos, erros nos processos de comunicação e consegue trabalhar de forma mais eficiente e sem maiores perdas financeiras ou de tempo.

Além disso, isso resulta ainda em melhorias no clima organizacional e deixa os colaboradores mais satisfeitos e motivados com a empresa.

Conclusão

Sem uma boa comunicação empresarial, as corporações estão sujeitas a uma série de prejuízos, tanto financeiramente, quanto à imagem e reputação passadas.

Portanto, é importante ter profissionais qualificados que possam cuidar dessa questão e, para além disso, oferecer meios para que ela seja facilitada, sem perder em eficiência, praticidade e segurança.

Investir no uso de uma plataforma LMS pode ser uma ótima alternativa para utilizar a tecnologia a seu favor quando se trata de comunicação empresarial e a Edools tem a solução completa para treinamentos online com diversas possibilidades de personalização e gerenciamento para melhor aproveitar este recurso onde você conta com diversas funcionalidades para melhor treinar sua equipe.

E você, já utiliza algum método para o bom funcionamento da comunicação empresarial em sua empresa? Conte para nós!

Se houver alguma dúvida ou sugestão, deixe um comentário ao final desta página ou entre em contato conosco que resolveremos a sua questão.

Até a próxima!