Você já teve a impressão de que seu dia não rendeu? Que no fim do dia você finalizou apenas metade da sua lista de tarefas e que você precisava de mais de 24 horas para terminar tudo? Bom, isso é bem comum. Ser produtivo é o cenário ideal que desejamos, mas nem sempre conseguimos. Mas neste artigo iremos esclarecer o porquê de não conseguirmos obter produtividade, como produzir mais e os fatores que atrapalham nossa produtividade, inclusive no ambiente de trabalho.

O que é ser produtivo?

A sensação de estar sobrecarregado é constante. Talvez seja pela quantidade de informações que recebemos diariamente, graças a tecnologia que está cada vez mais inserida na rotina. Mas também há a sensação que quanto mais o tempo passa, mais responsabilidades e coisas a fazer aumenta e o dia permanece com a mesma duração.

Ser produtivo é conseguir, no meio desse caos da vida moderna, acumular o mínimo de tarefas e resolver o máximo de pendências possíveis com o tempo e recursos disponíveis. O ideal é não correr contra o tempo para terminar os afazeres da lista, mas fazer com qualidade.  

O que afeta negativamente a produtividade?

Não importa o ambiente em que precisamos ser produtivos, os fatores que afetam negativamente a produtividade são comuns a todos nós, seres humanos. Na maioria das situações, o cansaço, não ter ajuda, não ter tempo para si, entre outras coisas são motivos que influenciam na baixa da produtividade.

Há situações pessoais que fogem do nosso controle e atingem o emocional e a saúde mental. E é muito difícil que nesse caso não haja uma sensibilização e, com isso, dedicação e energia, tempo e atenção para essa situação. Portanto, também deve-se considerar causas externas a nós, porém que nos atingem internamente e, consequentemente, a produtividade.

Já em relação a outras causas externas, sobre essas é possível ter um domínio e controlar a produtividade.

Saúde

É imprescindível cuidar da alimentação e ter uma boa noite de sono para viver bem e ter uma rotina mais leve, ou pelo menos, sentir menos o peso dela. Imagine passar o dia com dor de cabeça por ter dormido pouco. Ou sentir-se indisposto por ter se alimentado com comidas gordurosas e não-saudáveis. Certamente você não conseguirá se concentrar nos seus afazeres ou em qualquer outra coisa.

Agora vamos além: imagine estar com algum problema de saúde, não dar atenção a ele e viver preocupado se vai passar mal no meio daquela reunião determinante. Até mesmo num momento de lazer ou enquanto estiver se deslocando pela cidade. Qualquer incômodo ou mal-estar vai ser o suficiente para interferir na sua produtividade. E o mais importante que produzir é cuidar da saúde. Não somente para cumprir deveres e responsabilidades, mas para, antes disso, ter qualidade de vida.

Falta de tempo para atividades pessoais

Ter um tempo para si é também uma forma de cuidar da saúde. Desacelerar do ritmo de trabalho ou das responsabilidades pessoais, colocar em prática um hobby, ter momentos de lazer e com pessoas que fazem bem são maneiras de cuidar da saúde mental. Dedicar muito tempo e energia a uma única coisa ou a várias coisas sem realizar uma atividade prazerosa provavelmente irá desgastar o sua mente, além de fazer o mesmo com seu corpo. Lembre-se que relaxar é importante!

Smartphone e distrações na internet

Não há problema em consumir vídeos, conteúdos de humor na internet ou usar as redes sociais. É até recomendável que um tempo seja dedicado para essas atividades, desde que seja um uso saudável da internet. A grande questão é: o momento para o acesso desses conteúdos. O melhor é que o momento dedicado a isso seja no tempo livre, após garantir que não há o mínimo de pendências no seu dia.

As notificações do smartphone e suas outras funcionalidades não devem dividir a atenção com o que for mais importante que você esteja fazendo. Manter o foco é essencial! Na verdade, desativar as notificações ou desligar o celular é o mais recomendado.

No momento de fazer uma pausa, o mais indicado é que você beba uma água, um café, olhe a paisagem pela janela por cinco minutos ou outra coisa longe do celular, computador ou tablet. Sabemos que nunca olhamos apenas as notificações que recebemos e um minuto com o celular acaba se transformando em dez, vinte…

Produção x Produtividade

Para entender melhor, antes de tudo, vamos entender os conceitos de “produção” e “produtividade”:

• Produção é o volume do que se produz. Está mais relacionado com o que é preciso ser feito e nem tanto em como deve ser feito.
• Produtividade é a capacidade de realizar a mesma quantidade de tarefas, mas de forma melhorada, utilizando menos tempo e recursos. Está mais relacionada com como deve ser feito e nem tanto com o que é preciso ser feito.

Com base nesses conceitos, vamos abordá-los no ambiente de trabalho. Uma pessoa pode produzir muito, mas não necessariamente será produtiva.  Por que se a demanda de produção aumenta, a produtividade cairá. Porque parte-se do princípio que as horas de trabalho para não acumular tarefas também aumentará. O profissional se sentirá sobrecarregado, a qualidade de vida dele será afetada. E devido a isso, ele não conseguirá ter uma boa produção minimizando tempo e recursos.

3 atitudes simples para alcançar a produtividade

Não é preciso fazer muito para alcançar bons resultados. Mas é preciso começar de alguma maneira. Por isso, aqui estão as três primeiras atitudes básicas que você pode começar a tomar a partir de hoje. E que, certamente, farão diferença na sua produtividade:

1 – Estabelecer prioridades e listá-las

Não é de hoje que esta recomendação é feita. Mas estabelecer prioridades realmente funciona. Ao listar o que você precisa fazer, fica mais fácil visualizar e organizar o que é mais urgente. Depois, identificar o que vai demandar mais tempo e pode ser deixado para outro momento. Pode ser feito em uma folha, agenda, planilha, aplicativo… Use o método que mais funcionar para vocẽ. Porém esta prática deve ser feita em um momento tranquilo e de concentração. Assim,  você garante que nenhuma atividade a ser listada passe despercebida.

2 – Planejar

Para que se estabeleça prioridades, antes é preciso fazer um planejamento. É ele que vai dar uma visão mais ampla da situação. Defina quais suas metas e objetivos, possíveis situações em que será necessário um “plano b”, entre outros pontos importantes em um planejamento. Pois, é a partir dele, que será possível identificar as atividades para depois listá-las e priorizá-las.

3 -Gerir o tempo

Agora que você já sabe o que deve fazer, como fazer e quais os resultados que vai alcançar, é preciso saber quando fazer. Distribuir o tempo adequado para executar cada item da sua lista é o que vai determinar o quanto você pode produzir e em quanto tempo. Se o tempo for bem distribuído, você conseguirá fazer mais em um tempo melhor ou até a mesma quantidade de tarefas e ainda vai “sobrar” tempo, que poderá ser dedicado a outras atividades.

Produtividade no trabalho

O nível de produtividade deve ser medido de acordo com o que a empresa quer atingir. Para chegar ao resultado da produtividade da empresa, basta fazer uma conta simples: a quantidade produzida (seja do produto ou serviço) dividida pelos recursos envolvidos nessa produção. Como, por exemplo, horas de trabalho, capital, matéria-prima, equipamentos, entre outros insumos.

Dentro desse contexto, o que irá avaliar a produtividade é o nível da satisfação dos clientes e do produto ou serviço. A quantidade de insumos, tempo e recursos gastos são fatores que implicam no resultado dessa avaliação. Por isso, não significa que a sua empresa está com a produtividade baixa. É uma questão de se basear no planejamento estratégico da organização.

Clima organizacional

Um ambiente sem conflitos vai contribuir muito para a produtividade de todos. Colaboradores que têm um bom relacionamento e uma liderança motivadora são essenciais.Outro fator importante é o endomarketing e a comunicação interna. Os dois têm conceitos semelhantes e tem o objetivo de melhorar os resultados dos colaboradores e torná-los mais engajados. Desta forma, os funcionários terão prazer na sua rotina de trabalho. Logo, não buscarão distrações ou passatempos que atrapalhem nos seus desempenhos.

Treinamentos

A importância do treinamento corporativo vai além de causar engajamentos nos colaboradores. Os treinamentos também situam os profissionais em relação às suas funções e, exatamente por isso, melhoram a produtividade. Sabendo o que fazer e como fazer, eles melhoram seus desempenhos, agilizando processos e sendo mais assertivos.

Os RHs das empresas vem cada vez mais investindo em treinamento corporativo, seja ele presencial ou online. O investimento é feito para solucionar alguns problemas e a baixa produtividade dos colaboradores é um deles. A capacitação de funcionários traz benefícios para a organização e para os próprios colaboradores.

Nós da Edools oferecemos uma solução online para facilitar o treinamento dos seus funcionários, com o ensino a distância (ead). Você desenvolve o seu conteúdo e disponibiliza online através da nossa plataforma. Com essa modalidade de ensino, não há necessidade de deslocamento ou um espaço físico, o que para algumas empresas, vale a pena investir no treinamento online.

Caso tenha alguma dúvida ou queira mais informações sobre nossa plataforma, entre contato conosco ou comente neste artigo.

Compartilhe conosco nos comentários suas dicas e dificuldades em relação a produtividade no trabalho.

Espero que a leitura tenha sido esclarecedora e de grande ajuda.

Até o próximo artigo!