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O que é holerite e como fazer?

Você quer empreender, mas não tem capital para convocar uma equipe completa?
Provavelmente será você a pessoa responsável pela área de Recursos Humanos. Por isso, deve ler este artigo com atenção, para saber como montar o holerite – ou contracheque – da maneira correta, evitando assim dores de cabeça no futuro.

holerite

Se você está empreendendo em um pequeno ou médio negócio e ainda não tem uma área de Recursos Humanos consolidada, é bem provável que você será o responsável pela elaboração do holerite.

Esse documento é essencial para o bom funcionamento da empresa, e deve ser feito com muito cuidado para não causar problemas para o funcionário ou organização.

Por isso, o texto de hoje traz um pouco mais sobre esse assunto importante para que sua empresa comece, desde cedo, com todos os documentos e processos em dia e consolidados.

Vamos abordar os seguintes tópicos:

Boa leitura!

O que é holerite?

Em poucas palavras, holerite nada mais é que o contracheque. O seu nome vem do norte-americano Herman Hollerith, fundador da IBM, uma das poucas empresas de tecnologia da informação que está atuando desde o século XIX.

Hollerith criou um sistema de registro de dados que perfurava cartões, e deste modo, conseguia processar muitos conteúdos em menos tempo. Com o passar dos anos, essa técnica foi se modernizando, porém o nome permaneceu.

Entendemos o holerite como um demonstrativo impresso que comprova o pagamento mensal ao funcionário conforme o acordado no contrato de trabalho.

É nesse documento que constam todos os detalhes de recebimento, como os dados do colaborador e da empresa, provisão de férias e outros benefícios que podem ser descontados, como plano de saúde, vale transporte e auxílio alimentação.

O salário deve vir especificado de duas maneiras: com o valor bruto (total dos proventos) e o líquido (o restante após os descontos serem aplicados).

Por que o é holerite é importante para a sua empresa?

Do ponto de vista do funcionário, o holerite serve para verificar se a organização está honrando os compromissos com o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS). Além disso, serve para o preenchimento do Imposto de Renda, bem como realizar pedidos de empréstimo e abertura de contas bancárias.

Como o foco costuma ser no colaborador, muitos ignoram que o contracheque também é extremamente benéfico para as empresas. Para o setor Financeiro, é uma forma de controlar o pagamento dos funcionários, como um histórico que deve ser registrado todo mês.

Já o Jurídico se vale deste documento como um respaldo perante a Justiça, caso haja um processo. Quando o funcionário pede demissão ou é desligado da empresa, a companhia tem como provar que está em dia com todas as exigências legais, tanto as tributárias como as trabalhistas.

É importante destacar que o contracheque deve ser entregue mensalmente para todos os colaboradores. Então, quanto maior for o seu quadro de funcionário, mais pessoas serão necessárias para elaborar esses documentos.

Entendemos que a realidade de pequenos e médios empreendedores não é a mesma de grandes corporações, mas para que o seu negócio tenha sucesso, e não corra risco de sofrer processos, é preciso ter pelo menos uma pessoa com experiência nas rotinas de Recursos Humanos.

Para auxiliar neste processo, montamos um passo a passo de como fazer o holerite. Confira no tópico a seguir.

Como fazer o holerite?

Veja nossas dicas práticas para obedecer a requisitos “técnicos” na hora de fazer o holerite. Assim você segue o padrão e corre menos riscos de cometer alguma irregularidade.

Cabeçalho

Nesta parte deve constar os dados referentes ao funcionário, como nome completo, Cadastro de Pessoa Física (CPF), cargo, data de admissão e, se necessário, o número do Programa de Integração Social (PIS) e o da carteira de trabalho.

Também é preciso especificar o período a que se refere aquele pagamento.

Depois do cabeçalho, divida o documento em cinco colunas, que vai abranger os itens seguintes.

Códigos

Cada empresa tem o seu próprio código usado – não existe um padrão ou orientação nesse caso. O que importa é usar esses códigos para todos os contracheques, de todos os funcionários.

Lista de códigos

Ao lado dos códigos descritos acima, é preciso explicar o que eles significam para que o seu funcionário possa entender o documento. Por exemplo: se na primeira coluna o número 876 é referente ao desconto do vale-transporte, isso deve ser especificado na lista de códigos.

Referências

Essa coluna traz as referências, como dias trabalhados e qual o percentual de cada um dos valores abatidos, seguindo sempre a ordem das colunas anteriores.

Vencimentos

Na maioria dos casos, diz respeito ao valor bruto do salário, ou seja, o que o seu funcionário ganharia se não houvesse nenhuma dedução. No entanto, alguns holerites vêm com certas especificações.

É o caso do adiantamento de salário, quando o colaborador opta (e a empresa permite) que o salário seja depositado de 15 em 15 dias. Nesse caso, são emitidos dois contracheques: o primeiro com o adiantamento (apenas a primeira metade do salário), e outro mais completo, com todos os valores e com os descontos.

Na coluna de Vencimentos, também é preciso detalhar os fatores que aumentam a remuneração base, como:

  • comissão;
  • hora extra (que é 50% a mais do que o valor da hora normal);
  • adicional noturno (quem trabalha das 22 às 5 horas da manhã recebe um adicional de 20% sobre o salário bruto);
  • adicionais de periculosidade (adicional de 30% sobre o salário bruto);
  • insalubridade (10 a 40% baseado no valor do salário mínimo).

Descontos

A última coluna é a que mais costuma gerar dúvidas. Aqui entra tudo que foi descontado do salário bruto, como INSS, Imposto de Renda, benefícios como vale-alimentação e vale-transporte, plano de saúde, etc.

Alguns desses descontos são obrigatórios, como a contribuição para o INSS, que varia de acordo com a faixa salarial. Quem recebe até R$ 1.659,38, é descontado 8%.

Salários de R$ 1.659,39 até R$ 2.765,66, 9%, e valores brutos de R$ 2.765,67 até R$ 5.531,31 sofrem desconto de 11%. Ou seja, quanto mais o colaborador ganha, mais ele paga.

Já o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) é retido do salário e o empregador deve pagar diretamente à Receita Federal. O desconto varia de zero a 27,5% da renda, e o cálculo engloba o total de vencimentos, não só o salário base.

Por fim, a contribuição sindical é repassada ao sindicato da categoria, ao governo e a algumas outras iniciativas e equivale a um dia de trabalho.

Outros descontos não são obrigatórios, mas também devem ser detalhados no holerite. É o caso das faltas não justificadas, pensão alimentícia (o valor é repassado diretamente para quem recebe a pensão), e vale-transporte, que pode descontar até 6% do salário.

Em relação ao vale-alimentação, não há uma regra, já que não é obrigação da empresa fornecer esse benefício.

Versão impressa ou online?

Os avanços da tecnologia estão mudando o modo como os holerites são entregues. O modelo tradicional de receber e assinar está com os dias contados, pois interrompe o fluxo de trabalho do colaborador e acaba que os contracheques se somam em um canto esquecido.

Empresas modernas estão optando por enviar o documento via e-mail ou disponibilizando em sistemas próprios para isso, mas fica a dúvida: a lei permite que o holerite seja online?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) afirma que a o contracheque deve ser assinada pelo funcionário; o artigo  artigo 464 do Decreto Lei 5452/43 decreta que “O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.”

No entanto, um parágrafo único adicionado em 1977 diz que “terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho”.

Dessa forma, é possível uma interpretação em que o comprovante de depósito em conta salário, com o consentimento do trabalho, extingue a necessidade da assinatura.

E como muitos pagamentos estão sendo feitos dessa forma, entendemos que sim, holerite online está dentro da lei e pode ser distribuído digitalmente, seja em e-mail ou em uma plataforma especial.

Entre as vantagens dessa modalidade estão: disponibilidade para consultar o contracheque onde e quando quiser, recebimento mais rápido e prático, que beneficia o funcionário e a empresa, e a segurança que o documento não será perdido com o tempo.

No mundo digital, ele ficará intacto para sempre.


Este artigo teve o objetivo de explicar a importância do holerite na vida do trabalhador e também da empresa que o contratou.

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