Como em qualquer outra modalidade de prestação de serviços, também o oferecimento e comercialização de cursos online (EAD) necessita da emissão de documento fiscal. Por isso, se a sua empresa está pensando em investir neste segmento, separamos algumas informações essenciais para te ajudar a emitir a sua DANFE online de forma simples, rápida e descomplicada.

Vamos começar pelo começo:

O que é a DANFE?

A DANFE é um documento fiscal que entrou em cena com o advento e popularização das NF-es – as notas fiscais eletrônicas, fazendo parte de todo um processo de digitalização e modernização dos aparatos fiscais no país cujo o objetivo final é o de simplificar a vida do contribuinte.

Ainda assim, o aparecimento de novos termos e documentos que devem ser emitidos têm causado muitas vezes uma certa confusão. Em meio aos novos documentos como a DANFE, a DANFE online, o XML e a própria NF-e, é normal ficar ligeiramente perdido.

Mas calma que a gente já explica tudo certinho para você!

DANFE é uma sigla que corresponde à “Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica” – justamente porque uma DANFE é um documento impresso que apresenta, de forma simplificada, as informações registradas na sua NF-e. E é por ser um documento auxiliar que a DANFE não tem validade jurídica e não pode ser utilizada para substituir a sua NF-e.

De forma paralela, ao emitir a sua NF-e, a sua empresa gera também um arquivo XML. Esse arquivo é uma representação digital do conteúdo da nota fiscal, mas, diferente do que ocorre com a DANFE, o XML gerado na emissão da NF-e possui validade jurídica.

O arquivo XML não precisa ser impresso – afinal, ele é armazenado e enviado na forma digital para o controle da SEFAZ e da Receita Federal. Já a DANFE pode ou não ser impressa: no caso do transporte de mercadorias, a impressão da DANFE deve obrigatoriamente acompanhar os produtos transportados, de forma a permitir que qualquer fiscalização consulte e comprove a legalidade dos produtos junto à SEFAZ.

Mas… e a DANFE online?

Como emitir a DANFE online?

A emissão de DANFE online não requer nenhum procedimento diferente daquele envolvido na emissão da DANFE. Isso acontece porque a expressão “DANFE online” se refere a visualização da DANFE impressa em versão digital, como no formato PDF ou outro.

Para conseguir gerar esse documento em versão digital, basta possuir instalada nos computadores da sua empresa uma solução que permita a impressão virtual de documentos, como é o caso de uma impressora para PDF.

Para preparar a sua empresa para a emissão da DANFE, de acordo com as recomendações da SEFAZ e da Receita Federal, o ideal é utilizar um único sistema emissor, que gere tanto a NF-e, quanto a DANFE e o XML. Dessa forma, ficam garantidas a conformidade das informações apresentadas nas três versões do documento.

Outra vantagem da utilização de um mesmo sistema emissor é a facilitação do trabalho burocrático para a sua equipe: ao evitar o retrabalho e, integrar o sistema emissor ao seu sistema ERP online, todo o processo de emissão de NF-e se torna muito mais ágil, seguro e intuitivo.

Quais as informações contidas na DANFE?

Nem todas as informações contidas na sua NF-e deverão constar na DANFE: afinal o documento auxiliar contém apenas uma síntese dos dados da NF-e.

Entre as informações constantes na DANFE estão o número e a série da NF-e a qual a DANFE se refere, a descrição dos produtos ou serviços, o tipo de operação, os dados da empresa emissora e destinatária da DANFE, os valores da transação e os impostos correspondentes, entre outras.

A DANFE que será emitida pela sua empresa conta ainda com uma chave de acesso e um código de barras, que permitem a verificar e comparar as informações descritas no documento ao registro da NF-e, registrada junto a SEFAZ.

Vale frisar que os dados registrados na DANFE só ficam disponíveis para consulta no próprio portal da NF-e por 180 dias após a sua emissão.

Quais as vantagens da emissão da DANFE?

Para a sua empresa, a DANFE é uma importante ferramenta de melhoria de gestão financeira. E isso porque ela torna possível verificar as informações declaradas nas suas NF-es, acompanhar a autorização das notas e ainda consultar os XMLs junto à SEFAZ.

Por se tratar de um documento que pode ser “impresso” em versão digital, a DANFE facilita a armazenagem dos dados das NF-es emitidas pela sua empresa, assim como a sua posterior recuperação.

Além disso, a emissão de DANFE contribui para reduzir a ocorrência de erros na emissão de notas, principalmente no caso de a sua empresa optar pela utilização de um sistema único para emissão de NF-e e DANFE, que seja integrado à uma solução de gestão ERP online.

Por que emitir a DANFE para os seus cursos online?

O oferecimento de serviços educacionais, seja em ambiente físico e presencial, ou na modalidade EAD, configura atividade econômica que precisa ser declarada ao fisco e sobre a qual incidem tributações de ordem diversa – sejam elas municipais, estaduais ou federais.

A emissão da NF-e – e do Documento Auxiliar à Nota Fiscal Eletrônica – serve como uma comprovação para a sua empresa tanto da prestação do serviço que foi contratado, quanto da correta arrecadação de impostos.

Para o seu cliente e aluno, a emissão da DANFE indica que a sua empresa atua dentro da legalidade e que assume plena responsabilidade pelos serviços prestados. Em outras palavras, a correta emissão de NF-e e DANFE conferem ao seu negócio uma aura de credibilidade.

Há, ainda, um outro aspecto da nota fiscal que não deve ser esquecido: nos casos de inadimplência, onde a cobrança se dê pelos meios legais/judiciários, a NF-e emitida pela sua empresa será um dos documentos que poderão ser apresentados como comprovante da dívida contraída pelo cliente ou aluno inadimplente.

Por fim, na hora de realizar a emissão da NF-e, vale igualmente avaliar se a sua empresa oferecerá material físico para acompanhamento do curso online e se a NF-e será emitida individualmente – uma para o curso, outra para o material – ou se a sua empresa fará a opção por repassar em contrato ao cliente o valor referente ao serviço mais o material – gerando uma NF-e única.

*O GestãoClick é um software de gestão empresarial online. Além de te auxiliar com DANFE, também dá suporte para controle financeiro e outros processos da sua empresa.